Ärendehantering som förenklar och automatiserar
Ett modernt ärendehanteringssystem är mer än bara ett verktyg – det är en strategisk plattform som kopplar samman människor, processer och teknik. Det fungerar som ett centralt nav där alla typer av ärenden – från felanmälningar till serviceförfrågningar – registreras, kategoriseras och hanteras med hög precision.
Systemet stödjer både interna och externa användare och möjliggör enhetlig ärenderegistrering som leder till automatiserade arbetsordrar och åtgärder. Kunden kan enkelt följa status i realtid via webbportal eller mobilapp, medan interna processer hanteras diskret i bakgrunden.
Flera kanaler – ett system
Ärenden kan registreras via flera kanaler:
- Webbportal – Anpassningsbar efter kundens grafiska profil, språk och tjänsteutbud.
- E-post – Inkommande mejl konverteras automatiskt till ärenden.
- Mobilapp – Plattformoberoende med stöd för QR-koder, bilder, dokument och fritext.
- Telefonsamtal – Snabb registrering via callcenter med stöd för fördefinierade manus.
Flexibilitet i fokus
Systemet är byggt för att anpassas efter din verksamhet. Det integreras med befintliga system som AD och ERP, och hämtar automatiskt information om användare, plats, tillgångar och kostnadsställen. Ärenden kan kopplas till specifika byggnader, installationer eller serviceavtal (SLA).
Smarta arbetsflöden och tydlig spårbarhet
Varje ärende går igenom ett konfigurerbart arbetsflöde med tydliga statusar. Det säkerställer att rätt arbetsorder skapas och tilldelas rätt team – automatiskt eller manuellt. All historik sparas och kan följas upp i detalj.
Användarvänlig registrering
Vid registrering samlas följande information in:
- Automatisk identifiering via inloggning
- Möjlighet att registrera ärenden för annan person
- Specificering av plats, rum eller tillgång
- Val av tjänst eller expertis
- Beskrivning av behov och önskat utförandedatum
- Prioritetsnivå (t.ex. akut)
Alla fält kan konfigureras som obligatoriska, valfria, dolda eller automatiskt ifyllda – beroende på behov.
Full översikt för supportpersonal
Vid ärenderegistrering får supporten tillgång till:
- Kontaktuppgifter och avdelning
- Byggnadens namn, adress och ansvariga
- Ägandestatus (ägd, leasad, uthyrd)
- Öppettider och pågående åtgärder
- Aktuella underhållskontrakt
Informationen kan grupperas och filtreras efter tid, plats, ärendetyp, tillgång eller ansvarig person.
Datadrivna insikter och rapporter
För att säkerställa kontinuerlig förbättring och transparens erbjuder systemet kraftfulla rapportfunktioner. Några exempel på värdefulla rapporter inkluderar:
- Översikt av ärenden per utrymmesenhet (rum, byggnad) – för att visualisera underhållsbelastning
- Översikt per organisationsenhet – för att identifiera interna behov
- Sammanställning av ärenden av samma typ – för att upptäcka återkommande problem
- Statistik på hanteringstid – för att mäta prestation och effektivitet
- Rapport över ärenden som överskridit SLA – för att identifiera flaskhalsar
- Lista över öppna ärenden – för att snabbt agera på pågående uppgifter
- Kategorisering av ärendetyper – för att förstå fördelningen av inkommande ärenden
Dessa rapporter ger dig en tydlig överblick, hjälper dig att fatta datadrivna beslut och förbättrar både servicekvalitet och resursplanering.
SLA-uppföljning och historik
Systemet möjliggör uppföljning mot definierade SLA:er. Du kan enkelt se:
- Vem som registrerat ärendet
- Tilldelad person eller avdelning
- Statusuppdateringar och utveckling
- All kommunikation kopplad till ärendet